從接到來客通知后，接待工作就開始進入準(zhǔn)備工作階段。這是整個接待工作的重要環(huán)節(jié)，以下是小編為大家整理的關(guān)于公關(guān)接待的準(zhǔn)備，供大家參考!
1.明確5W1H[2]
①Why——明確為什么要舉辦會展，會展人員參加會展的目的、意圖和背景等。
②when——明確會展開始與結(jié)束的時間和會展接待開始與結(jié)束的時間，準(zhǔn)確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應(yīng)及時通知有關(guān)人員。
③where——明確會展所涉及的地點，包括會議或展覽的地點，住宿的地點，茶歇的地點，游覽參觀的地點，各種物品和設(shè)備擺放、陳列及存放的地點等。如需迎送，應(yīng)確定迎送的地點，迎接人員應(yīng)提前到達迎接地點，送行人員應(yīng)在客人離開之前到達送行地點。
④who——明確會展的主持人、嘉賓、發(fā)言人、參加人員及服務(wù)人員。要了解會展相關(guān)人員的情況，包括姓名、性別、年齡、身份、職務(wù)、民族、宗教信仰、生活習(xí)俗、健康狀況、所代表的組織機構(gòu)等基本情況。
⑤What——明確會展的主題、規(guī)格與形式，掌握在會展服務(wù)中，會場布置、會展服務(wù)人員的著裝等方面應(yīng)突出什么樣的文化和特色。
⑥How——確定會展接待方法形式，即在明確上述5W的基礎(chǔ)上，針對具體的會展確定具體的會展接待策劃。會展接待策劃就是根據(jù)來賓的基本情況和會展主辦方的實際，擬訂出接待計劃和日程安排表。接待日程安排在安排會議的同時，還要將其他的活動內(nèi)容、項目及具體時間一一擬出，如迎送、會見、宴請、旅游觀光、觀看文藝演出等。根據(jù)接待方案，具體安排落實來賓的食、住、行等方面的事項，最好指定專人負責(zé)。根據(jù)實際情況安排好禮品、紀(jì)念品的準(zhǔn)備工作。重大國際性會展，還應(yīng)做好各國領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及來賓的安全保衛(wèi)和文件資料保密的準(zhǔn)備工作，并安排好新聞報道工作。當(dāng)然，上述工作的前提是做好接待經(jīng)費的預(yù)算。
2.確保安全
會展由于具有人員密集、外來人員較多的特點，安全就成為會展第一要務(wù)。具體包括以下內(nèi)容。
(1)人身安全
曾經(jīng)發(fā)生的火災(zāi)、踩踏事件、食物中毒等都是會展的警示燈，這方面可以聯(lián)合當(dāng)?shù)氐木胶椭驹刚邘椭脖Ｒ黄鹂刂?。會展服?wù)人員要事先預(yù)計好會展可能出現(xiàn)的意外，防患于未然。例如，正確估計參展人員的數(shù)量，檢查電路隱患，選用正規(guī)信譽好的食品供應(yīng)商等。
(2)財務(wù)安全
會展在吸引大量專業(yè)和非專業(yè)的參觀者的同時，也會吸引來自世界各地的不法之徒，會展服務(wù)人員要注意保護參展人員的財務(wù)安全，特別是一些重要展品的存放和看管要有專人負責(zé)。
(3)資料安全
會展資料安全涉及范圍很廣，從會議角度說主要包括內(nèi)部會議的內(nèi)容、各種文件的討論稿、備選的決策方案、會議記錄等，涉及經(jīng)濟方面的數(shù)字和人事問題，重要的會議召開的時間、地點、出席的人員等。從展覽的角度說主要包括產(chǎn)品的核心技術(shù)、內(nèi)部構(gòu)造，以及會展開始前各展臺的布置與風(fēng)格及主要展品等。會展服務(wù)人員要做好會議 工作，確保會展期間各項秘密的安全。應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，制定一整套的保密措施，如會議的文件要準(zhǔn)確地劃分保密等級，必要時可規(guī)定只能在會場內(nèi)閱看，離開會場時收回;注意檢查會場上擴錄音設(shè)備及通信線路，防止泄密;對來賓加強保密紀(jì)律和保密觀念教育，必要時采用現(xiàn)代的電子屏蔽技術(shù);復(fù)印機、印刷機等印廢的會展文件及底稿，應(yīng)指定地點存放，妥善保管，在會后或在一定時間內(nèi)指定專人銷毀;會展前嚴(yán)格限制到場人員，明確不準(zhǔn)拍照、錄像，必要時和相關(guān)人員簽訂保密合同。
1了解客人基本情況
接到來客通知時，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、級別、人數(shù)等。其次要掌握客人的意圖，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達的日期、所乘車次、航班和到達時間，然后將上述情況及時向主管人員匯報，并通知有關(guān)部門和人員做好接待的各項準(zhǔn)備工作。
2確定迎送規(guī)格
按照身份對等的原則，安排接待人員。對較重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對口的人士出面迎送;亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對于一般客人，可由公關(guān)部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。
3布置接待環(huán)境
良好的環(huán)境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環(huán)境應(yīng)該明亮、安靜、整潔、幽雅，配置沙發(fā)、茶幾、衣架、電話，以備接待客人、進行談話和通訊聯(lián)絡(luò)之用。室內(nèi)應(yīng)適當(dāng)點綴一些花卉盆景、字畫，增加雅致的氣氛。還可放置幾份報刊和有關(guān)本單位的宣傳材料，供客人翻閱。
4做好迎客安排
與行政或公交部門聯(lián)系，按時安排迎客車輛;預(yù)先為客人準(zhǔn)備好客房及膳食;若對所迎接的客人不熟悉，需準(zhǔn)備一塊迎客牌，寫上“歡迎× × × 先生(女士)”以及本單位的名稱;若有需要，還可準(zhǔn)備鮮花等。