在商務(wù)往來中，使用電子郵件進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮儀規(guī)范，主要包括以下四個方面。
檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。
當(dāng)你想要收件者采取行動時，如果電郵的內(nèi)容長，在信件的一開始，就說明你的要求。如果內(nèi)容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。
如果你回復(fù)對方的來信時，使用對方的主旨回復(fù)，讓對方知道這是來自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上「回復(fù)主旨：XXXXXX」讓對方知道這是回復(fù)哪一封信。
在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什么時候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個月(如8月)」，時間也要明確，是上午還是下午?是以自己或?qū)Ψ降臅r區(qū)為準(zhǔn)?以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會。
1.采用主動的語氣。讓收信者知道，是誰應(yīng)該來做這件事情。例如：
A.你對這件事情有什么想法?
B.有誰可以提供意見給我?
看得出來嗎?A比B來得主動而明確。
2.動詞比名詞更有力量。讓我們念念看以下兩句話：
C.讓我們做個計(jì)劃吧!
D.讓我們計(jì)劃這件事情。
在D句里，計(jì)劃兩個字被用在動詞的表現(xiàn)，會比C句用在名詞有力量。
最后也是最重要的是，當(dāng)你使用職場的電子郵件對外溝通，就應(yīng)該謹(jǐn)守商業(yè)電子郵件的分寸，不要假公濟(jì)私，撰寫或傳送與職場毫無關(guān)系的內(nèi)容，因?yàn)樵谀承┠悴恢榈臓顩r之下，電郵會被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。
向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。在撰寫電子郵件時，尤其要注意下面三點(diǎn)。
1.郵件的主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
2.郵件的語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對。
3.郵件的內(nèi)容要簡潔。網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好。
現(xiàn)在市場上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因?yàn)椋环矫妫瑢﹄娮余]件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費(fèi)時間又浪費(fèi)金錢，而且往往會給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。
電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說，重點(diǎn)在最前面的第一段。如果信件很長，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。
編碼的問題是由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。
因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。
在現(xiàn)代信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務(wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。”
有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出。
不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的。
修辭是撰寫商務(wù)電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣，很容易被視為無禮，這是因?yàn)檠垡姙閼{，文字用看的往往比用聽更容易被放大檢驗(yàn)。
因此，撰寫商務(wù)電郵前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點(diǎn)。但要記得，書寫時要比口語對話再稍微正式一點(diǎn)。設(shè)想對方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就是要在別人的思考里思考。了解對方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可。多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。
如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送，也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。