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日常商務禮儀

| 小龍

商務概念的指出是改革的產物,那么你們知道日常商務禮儀是怎樣的嗎?下面是小編為大家整理的日常商務禮儀,希望能夠幫到大家哦!

日常商務禮儀

1、在辦公室打招呼的禮儀

(1)、在辦公室內你應向經過你辦公桌的人主動打招呼,無論他們的身份是同事或者是老板,都要一視同仁。

看見有人經過你的身旁而不打招呼,是十分無禮的。至于對周圍的同事和較熟悉的同事,更應保持有禮、和善的態度,不論早上進公司、中午休息吃飯或晚上離開公司都要打招呼,千萬不要“來無影、去無蹤”。

(2)、電梯遇見老板,要主動大方地向他打招呼,不宜閃躲或假裝沒看見。若只有你和老板兩人在電梯內,也可聊一些普通的事或簡單地問候一下。萬一他的反應十分冷淡或根本不理,那么以后見面只需禮貌地打聲招呼即可。最好不要與老板在電梯內談論公事,以免使人討厭。在擁擠的電梯內,如果沒有人說話,最好也不要開口。若遇到同事向你打招呼或是目光相遇,你應適時地點頭、微笑,甚至回應,視而不見是最要不得的。老板招呼你時,你要客氣地回答“是的,╳╳老板(潘總)”,“是的,╳╳先生”。

(3)、離開辦公室時,應記住向主管報告,詢問是否還有吩咐然后再離開。對于上司,態度要禮貌周到,若接近其身邊,要站好后再打招呼;而一般熟悉的同事之間則不必拘束,可以用互相了解及喜歡的方式打招呼。

(4)、同事之間如非常熟悉或得到對方許可,則可直稱其名,但無論如何不應該于工作場合中叫對方的小名、綽號,如“帥哥”、“美女”或“好好先生”等。因為這些稱呼含有玩笑意味,會令人覺得不莊重,同時在工作場合不應用肉麻的話來稱呼別人,如“親愛的”,“老大”等。

(5)、別人招呼你時,應立刻有所回應,即使正在接聽電話也應放下話筒,告訴他你住在那接聽電話,待會兒就來。不要留待事后解釋,以免增加困擾及誤會。

(6)、在辦公室內坐著時,如果有人進來,究竟應不應該站起來?到底有哪些時候非起立不可的?

當下列人士進來時,你就該站起身來:

顧客(不論男女)進來時;

職位比你高的領導;

職位與你同等的女性行政人員。但如果她因工作需要常進出你的辦公室,那就另當別論了;

開會時一位女性正好進入或離開會議室時,只有坐在她旁邊(特別是左邊)的男士應戰起來為她服務,幫忙拉開椅子,其他位子的男士依然可坐著;

貴賓要離席時,不論他是男士或女士,都不可任由貴賓單獨離席,應有人陪同及恭送。

2、打電話禮儀:

(1)、做好打電話前的準備:做好思想準備、精神飽滿;要考慮好通話的大致內容,如怕打電話時遺漏,那么記下主要內容以備忘;在電話機旁要有記錄的筆和紙。

(2)、電話撥通后,應先說“您好”,問對方:是某單位和個人。得到明確答復后,再自報家門,報單位和你個人的名字。

(3)、如對方幫你去找人聽電話,此時,打電話的人應拿住話筒,不能放下話筒干別的事。

(4)、告知“某不在”時,你不可“喀嚓”就掛斷,而應說“謝謝,我過會兒再打”或“如方便,麻煩您轉告”或“請告訴他回來后給我回個電話,我的電話號碼是……”

(5)、電話撥錯了,應向對方表示歉意,“對不起,我打錯了”,切不可無禮的就關斷電話。

(6)、如要求對方對你的電話有所記錄,應有耐心,別催問:“好了嗎?”、“怎么這么慢!”

(7)、打電話時,要口對話筒,說話聲音不要太大也不要太小,說話要富于節奏,表達要清楚,簡明扼要,吐字清晰,切忌說話矯揉造作,嗲聲嗲氣。

(8)、給單位打電話時,應避開剛上班或快下班時間,因為接聽電話的人不耐煩。居家打電話宜在中飯或晚飯或晚上的時間,但太晚或午睡的時間不宜。

(9)、通話應簡單明了,對重要內容可以扼要地向對方再敘述一遍,以求確認。

(10)、不占用公司電話談個人私事,更不允許在工作時間用電話與親朋好友聊天。

(11)、通話完畢,應友善地感謝對方:“打攪你了,對不起,謝謝您在百忙中接聽我的電話”,或者“和您通話感到很高興,謝謝您,再見”。

3、接電話的禮儀

(1)、一般鈴聲一響,就應及時接電話。如鈴聲響過四次再去接,就顯得不禮貌,此時拿起電話,應說聲“對不起,讓您久等了。”

(2)、一般拿起話筒后,應說“您好”

(3)、再自我介紹,需要我幫忙嗎?

(4)、認真傾聽對方的電話內容,聽電話時,應說“是、好”等,讓對方感到你在認真地聽,不要輕易打斷對方的說話。

(5)、如對方不是找你,那么你應該禮貌的請對方“稍候”,如找不到聽電話的人,你可以自動的提供一些幫助,“需要我轉告嗎?”

(6)、如對方要求電話記錄,應馬上拿出紙和筆進行記錄。電話記錄:說來的電話(WHO),打電話找誰(WHOM),來電的內容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(Where)、時間(When)。

(7)、電話完畢,應等對方掛機后在掛比較好,不要倉促的久掛斷,甚至對方話音沒落,就掛斷。掛電話的聲音不要太響,以免讓人產生粗魯無禮的感覺。

(8)、碰到對方掛錯電話時,態度要有禮貌,別說“亂打,怎么搞的”

(9)、接電話時,盡量不要干別的事,如中途有事,必須走開一下,那么時間也不應超過30秒。

4、交換名片的禮儀

(1)、要養成檢查名片夾內是否還有名片的習慣,名片的遞交方式:各個手指并攏,大拇指輕夾著名片的右下,使對方好接拿。雙手遞給客戶,將名片的文字方向朝客戶。

(2)、拿取名片時要雙手去拿,拿到名片時輕輕念出對方的名字,以讓對方確認無誤;如果念錯了,要記著說對不起。拿到名片后,要放置自己名片夾中。

(3)、同時交換名片時,可以右手提交名片,左手接拿對方名片。

(4)、不要無意識地玩弄對方的名片。

(5)、不要當場在對方名片上寫備忘事情。

(6)、上司在旁時不要先遞交名片,要等上司遞上名片后才能遞上自己的名片。

(7)、送名片的禮儀:應起身站立,走向對方,面含笑意,以右手或雙手捧著或拿正面面對對方,以齊胸的高度不緊不慢的遞送過去。與此同時,應說“請多關照”,“請多指教”“希望今后保持聯絡”等,同時向多人遞送名片時,應由尊而卑或由近而遠。

(8)、接受名片的禮儀:要起身站立,迎上前去,說“謝謝”。然后,務必要用右手或雙手并用將對方的名片鄭重的接過來,捧到面前,念一遍對方的姓名。最后,應當著對方的面將名片收藏到自己的名片夾或包內,并隨之遞上自己的名片。忌諱:用左手接,接過后看也不看,隨手亂放,不回遞自己的名片等。

5、介紹的禮儀:

介紹他人相識時,要先介紹身份較低的一方,然后再介紹身份較高的一方,即先介紹主人,后介紹客人;先介紹職務低者,后介紹職務高者;先介紹男士,后介紹女士;先介紹晚輩,后介紹長輩;先介紹個人,后介紹集體。

如果在介紹他人時,不能準確知道其稱呼,應問一下被介紹者“請問你怎么稱呼?”,否則萬一張冠李戴,會很尷尬。

介紹時最好先說:“請允許我向您介紹”或“讓我介紹一下”,“請允許我自我介紹。”

打招呼男士為先,握手女士為先。

介紹手勢:手掌向上,五指并攏,伸向被介紹者,不能用手指指指點點,當別人介紹到你時,應微笑或握手點點頭,如果你正坐著,應該起立。

6、 握手的禮儀:

(1)、在會見、會談場合,在雙方介紹完以后,可相互握手,寒暄致意。關系親近的可邊握手邊問候,甚至兩人雙手長時間握在一起。在一般情況下,輕握一下即可,但年輕者對年長者,身份低者對身份高者則應稍稍欠身,雙手握住對方的手,以示尊敬。男子與婦女握手時,往往只輕握一下婦女的手指部分。老朋友可以例外,除因特殊原因外,不要坐著與人握手,但如果兩人相鄰或相對都是坐著,可以微屈前身握手。

(2)、握手應由主人、長者、身份高者、婦女先伸手,客人、年輕者、身份低者見面先問候,待對方伸手再握。多人同時握手注意不要交叉。男子在握手前應先脫下手套摘下帽子。握手時,雙目注視對方,微笑致意,不要看著第三者握手。但據西方傳統,位尊者和婦女可以戴手套握手。作為主人,主動、熱情、適時握手是很有必要的,這樣做可以增加親切感。

7、 “上座”和“下座”的區分

離入口遠的地方為上座,離入口進的是下座。

右邊是上座,左邊為下座。

如果既有靠墻的沙發,又有不靠墻的沙發放在會客室里,那么以靠墻的為上座。p副標題e

不管你進入會客室、辦公室或客戶家里,不要坐到上座。

坐3人沙發時,不要坐在兩端,應坐在中間,會顯得落落大方、談話的感染力會增強。

日常商務郵件禮儀

第一,在商務交往中,電子郵件也是一種商務文本,應當認真撰寫。

向他人發送的電子郵件,一定要精心構思,認真撰寫。在撰寫電子郵件時,尤其要注意下面三點。

1.郵件的主題要明確。一個電子郵件,大都只有一個主題,并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當,收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

2.郵件的語言要流暢。電子郵件要便于閱讀,就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時,則最好標明出處,以便收件人核對。

3.郵件的內容要簡潔。網上的時間極為寶貴,所以電子郵件的內容應當簡明扼要,愈短愈好。

第二,電子郵件應當避免濫用,不發無意義的郵件。

在現代信息社會中,任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講,這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說:“在商務交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間。”

有鑒于此,若無必要,輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地,或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出。

不過一般而言,收到他人的重要電子郵件后,即刻回復對方一下,往往還是必不可少的。

第三,電子郵件應當注意編碼問題。

編碼的問題是由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因,我國的內地、臺灣省、港澳地區,以及世界上其他國家里的華人,目前使用著互不相同的中文編碼系統。因此,當一位商界人士使用中國內地的編碼系統向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區里的中國人發出電子郵件時,由于雙方所采用的中文編碼系統有所不同,對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。

因此,商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時,必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統,以保證對方可以收到自己的郵件。

第四,電子郵件應當慎選花哨功能。

現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件,可有多種字體備用,甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色,但是此類功能商界人士是必須慎用的。

這主要是因為,一方面,對電子郵件修飾過多,難免會使其容量增大,收發時間增長,既浪費時間又浪費金錢,而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面,電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來,他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷,因而使之前功盡棄。

商務郵件的修辭

修辭是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣,很容易被視為無禮,這是因為眼見為憑,文字用看的往往比用聽更容易被放大檢驗。

因此,撰寫商務電郵前,不妨想到此時是面對著對方,而不是面對鍵盤與屏幕,這樣可以讓語氣溫暖一點。但要記得,書寫時要比口語對話再稍微正式一點。設想對方看了你的信之后可能有的觀點,也就是要在別人的思考里思考。了解對方和你一樣都是大忙人,講重點即可。多一點體貼,想辦法讓你的電郵,看起來簡短扼要,有親和力但不失禮。

郵件主題:

如果一次要和對方討論的事情是不同的主題,建議分開不同的電郵傳送,也就是說,每封信的主題最好只有一個,這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

郵件結構:

第一段與最后一段是重點

電子郵件的撰寫,應該掌握由上而下的重點,也就是說,重點在最前面的第一段。如果信件很長,最好在結尾的部分,再度強調第一段的重點。

要求:主動說出你期待對方做的事情

當你想要收件者采取行動時,如果電郵的內容長,在信件的一開始,就說明你的要求。如果內容很短,不超過一個屏幕可以讀完的范圍,就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

日期:郵件的日期與時間要明確

在電郵中提到的日期與時間,一定要具體,你說的下個月或是下周三到底是什么時候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個月(如8月)」,時間也要明確,是上午還是下午?是以自己或對方的時區為準?以免雙方認知不同而產生誤會。

回復郵件:

如果你回復對方的來信時,使用對方的主旨回復,讓對方知道這是來自于你的回復。此外,如果想要在主旨點出回復的重點,可以在郵件本文內容里寫上「回復主旨:XXXXXX」讓對方知道這是回復哪一封信。

風格:

檢查自己寫的電郵時,試試看讀出聲音,對話式的寫作風格輕松但不失禮,而且也比較自然順暢。

語感:

1.采用主動的語氣。讓收信者知道,是誰應該來做這件事情。例如:

A.你對這件事情有什么想法?

B.有誰可以提供意見給我?

看得出來嗎?A比B來得主動而明確。

2.動詞比名詞更有力量。讓我們念念看以下兩句話:

C.讓我們做個計劃吧!

D.讓我們計劃這件事情。

在D句里,計劃兩個字被用在動詞的表現,會比C句用在名詞有力量。

最后也是最重要的是,當你使用職場的電子郵件對外溝通,就應該謹守商業電子郵件的分寸,不要假公濟私,撰寫或傳送與職場毫無關系的內容,因為在某些你不知情的狀況之下,電郵會被保存在企業的公用硬盤或備份檔案中。


看了日常商務禮儀

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