接待禮儀的基本流程是從接到來客通知后，接待工作就開始進入準備工作階段。下面就讓小編給大家介紹接待工作的基本流程。
1、了解客人基本情況
接到來客通知時，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業、級別、人數等。其次要掌握客人的意圖，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達的日期、所乘車次、航班和到達時間，然后將上述情況及時向主管人員匯報，并通知有關部門和人員做好接待的各項準備工作。
2、確定迎送規格
按照身份對等的原則，安排接待人員。對較重要的客人，應安排身份相當、專業對口的人士出面迎送;亦可根據特殊需要或關系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對于一般客人，可由公關部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。
3、布置接待環境
良好的環境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環境應該明亮、安靜、整潔、幽雅，配置沙發、茶幾、衣架、電話，以備接待客人、進行談話和通訊聯絡之用。室內應適當點綴一些花卉盆景、字畫，增加雅致的氣氛。還可放置幾份報刊和有關本單位的宣傳材料，供客人翻閱。
4、做好迎客安排
與行政或公交部門聯系，按時安排迎客車輛;預先為客人準備好客房及膳食;若對所迎接的客人不熟悉，需準備一塊迎客牌，寫上“歡迎× × × 先生(女士)”以及本單位的名稱;若有需要，還可準備鮮花等。
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預約是商務西餐禮儀中非常重要的一個環節，也是商務宴會的基礎，只有穩扎穩打地安排好時間，做好準備工作，才能夠在商海中叱咤風云。下面我們就以邀請人的身份詳細講解如何邀請客人參加商務宴會。
預定餐館
預定餐館時首先要選擇合適的餐館，餐館的環境要適合進行商務會談，所以餐館的噪聲不能太大，否則不單單會影響您同客人之間的談話，還會影響人的情緒。選擇好餐館之后就可以通過電話向餐館預定座位，最好同時預定兩個日期，而且這兩個日期是同一周的星期二和星期四。
同時預定兩個日期的好處是可以給您預留更多的彈性空間，可能您的客人還沒有最終確定時間，也可能您需要同兩位客人會面，為不耽誤您的商務活動安排，同時預定兩個日期是最好的選擇。
列出客人名單
如果您近期有一系列的客人需要邀請，您可以將他們的名字按照最重要到最不重要的順序列出，并在后面標注您邀請的理由，這樣列出來的目的是為了方面您打電話時進行準確的溝通交流。
電話預約
電話預約時，您可以從最不重要的客人開始打起，這樣做的目的是為了讓您在預約過程中不斷地練習積累經驗，避免在同最重要的客人打電話預約時出錯。當然客人拒絕您的邀請是非常正常的事，您可以同客人說過段時間您再打電話預約，萬萬不可追問對方為什么不接受您的邀請。
打電話預約的時間最好提前幾天，而且最好是在早上接近中午的時間進行，因為在那個時間，大部分的人正在尋思著午飯到底該吃什么，潛意識里更容易接受您的邀請。在預約時注意一定要把餐館的地址、餐館聯系電話和您個人的聯系電話說清楚，以免客人對餐館不熟悉而找不到地方，所以如果可以的話盡量選擇在客人辦公地點附近的餐館。
書面預約
如果您所邀請的是一個非常重要的客人，您需要在電話預約之后通過快遞業務寄送一張正式的邀請函到客人的辦公地點，以顯示您對對方的尊重，也方便客人找到見面的地點。即使沒有邀請函，也應該通過電子郵件的方式發送一份正式的電子邀請函。