宴請活動是機關單位、團體組織出于一定目的安排的宴飲聚會, 它是公務交往中常見的一種禮儀活動。通過宴請活動, 達到討論問題、酬謝祝賀、聯絡感情、增進友誼的目的。安排宴請活動, 需要認真籌劃和精心準備, 要符合有關宴請的禮儀規范。下面是小編給大家搜集整理的公務宴請活動禮儀。
因工作關系而舉辦的宴請活動種類很多, 從規格、時間、餐別、目的、形式上劃分有不同的宴會。各類宴請形式不同, 規格不同, 組織要求也就不盡相同。
宴會。正式宴會包括慶賀宴會、歡迎宴會、歡送宴會、答謝宴會、招待宴會等。機關單位組織的正餐宴會, 主賓雙方致詞、祝酒, 演奏或播放席間樂。對座次、餐具、菜肴、酒水的安排有一定的規矩。宴會中國宴為最高規格的正式宴會, 是國家元首、首腦為國家慶典或外國元首、首腦來訪所舉行的宴會。宴會大廳懸掛兩國國旗, 安排樂隊演奏國歌和席間樂,席間由主賓雙方致詞和祝酒。
酒會。這是不備正餐的宴請形式, 又稱雞尾酒會。以酒水為主, 備有簡單食品、小菜, 不設坐席, 客人可以隨意走動。酒會備置多種酒品、飲料, 請柬注明起訖時間, 便于出席者在酒會時間自由入席和退席。
便宴。是一種非正式宴請形式, 有時可稱工作餐。賓主可以利用進餐時間, 邊吃邊談。一般安排長桌, 方便交談。通常是工作會談期間以快餐分食形式進行, 因為是工作進餐, 不請家眷。也可以安排自助餐的形式。
茶會。是一種簡便的招待形式, 西方通常在早、午茶時間( 上午10 時、下午4 時左右) 安排, 我國南方也有安排在早餐時間進行。茶會不上酒品, 以茶水或咖啡為主, 可以備些點心、小吃。安排主賓和主人坐在一起, 其他出席者隨意就坐。
要規范而細致地把宴請活動安排好, 需要認真策劃和準備。主要有以下幾個環節:
確定宴請目的。宴請是公務活動所必需的, 目的勉強或巧立名目都是必須避免的。宴請的緣由總是因具體事件而來, 如歡迎、歡送、答謝、慶賀、招待、交流等。一般以特定時刻、特定事件為由舉辦。宴請目的決定宴會的規格、形式。
確定規格形式。宴請規格與宴請的性質、目的、主賓身份有關, 同時考慮經費開支。采用正式宴會還是非正式宴請, 是用中餐宴請還是西餐宴請, 是用酒會還是茶會, 要根據宴請緣由、被邀請主賓的職務身份、宴請對象的風俗習慣確定。規格決定形式。國宴、正式宴會規格高, 工作餐之類的便宴規格自然低些。
確定時間地點。宴請的時間, 要考慮主賓雙方合適和方便, 有些要選擇有特定意義的時間, 如中秋節、春節等傳統重大節日。同時要考慮宴會的性質和形式, 正式宴會多在晚上進行, 便宴則可以安排在其他時間。此外, 宴請外賓和有特殊風俗習慣的賓客,還要顧及禁忌的日子和方式。地點選擇要適當, 要考慮宴請規格、餐飲特色、環境情調及服務水準等因素。正式宴請不要安排在客人下榻的酒店。確定對象范圍。邀請對象范圍, 就是邀請什么人, 多少人參加的問題。既不能遺漏, 又不能湊數。要根據宴會規格、性質、主賓身份、習慣做法確定。邀請對象中有對立方、持不同政見等人士, 要慎重考慮。邀請對象范圍一經確定, 隨后發出正式邀請。請柬應當提前發出, 不能口頭或臨時通知。
定好宴會菜單。定菜單要做到“ 突出特色, 客隨主便”。要根據宴請的規格及宴請地的特色, 同時兼顧主賓的年齡、性別、健康、民族禁忌、飲食習慣及口味。菜色道數、分量要適當。要符合國家有關規定,不要鋪張浪費。有特殊需要的, 可以單獨上菜。正式宴請要印制菜單, 一桌一份或人手一份。
做好席位安排。正式宴請都要排定席次。有些也可以只排主桌和外賓席次, 其余只排桌次或者自由入座。按照國際慣例, 桌次高低以離主桌或主人位置遠近而定, 右高左低。習慣上, 男女摻插安排, 以女主人為準, 主賓在其右上方, 主賓夫人在男主人右上方。事先要通知出席者, 每桌要放置桌次牌、座次牌或名牌。
做好現場布置及服務。正式宴請活動現場要適當布置, 現場包括宴會大廳和休息廳, 現場布置要嚴肅、莊重、大方, 適當點綴鮮花, 有些宴會要懸掛會標。準備話筒等音響設備, 一般在主桌背后設一立式話筒。要有專門的工作人員負責宴會的各項準備及服務工作, 安排好迎賓人員、接待人員和引導人員。
組織宴請和出席宴會要遵循有關規定和規范。主要有:
嚴格控制宴請。控制宴請包括數量、規格和規模的控制。宴請必須是因工作需要而舉辦的, 盡量減少宴請; 切忌假公濟私, 揮霍公款。宴請要控制規格,不要搞高規格宴請, 也不要任意在高檔酒店大擺筵席;能夠安排工作餐的, 就不安排宴會。要控制規模, 不要任意擴大范圍, 拖男帶女, 全家上陣。
要慎重赴宴。公務活動中, 有些是可能影響公正執行公務的宴請。作為公務人員, 一定要慎重。按照有關規定, 這類宴請是不能接受的。特別是有直接上下級關系, 有審批、評審、考評、招標驗收、辦案、辦理、報道等事務處理時, 不能接受吃請。
遵守辦宴禮節。舉辦宴會, 要遵守一般的禮儀規范。除了要按照宴會禮儀規范要求, 做好充分的準備外, 還要注意一些基本禮節。如邀請, 正式宴會要及早發出請柬, 時間緊急可以發禮儀電報。如迎賓,在賓客到達時熱情迎接, 主動問候, 引導入座或進休息室交談。又如祝酒, 舉辦宴會要準備祝酒詞, 祝酒詞要簡短明快, 充滿激情。通常在宣布開始或第一道熱菜上來后致祝詞、祝酒。
注意赴宴禮儀。參加宴會要講究禮貌修養。應邀時要致謝, 并將能否出席給予明確答復, 不能出席要致歉。適時出席, 不能過早或遲到, 更不能提早退席。如需要和可能, 可以贈花束或花籃。要按引導入座, 隨意入座的, 不要挑挑揀揀。賓主致詞時要停止進食和交談。進餐時, 要掌握用餐禮儀, 包括中餐、西餐和自助餐的用餐禮儀, 注意餐具的使用和用餐舉止。席間交談, 注意不失禮儀, 應當與同桌的所有人交談。初次見面可以自我介紹, 找一些輕松、合適、大家關心和感興趣的話題。交談要保持熱烈氣氛, 但不能高談闊論。退席要正式告辭和致謝。