金正昆教授，知名禮儀與公共關(guān)系專家，博士生導(dǎo)師，現(xiàn)任中國人民大學(xué)國際關(guān)系學(xué)院外交學(xué)系主任，禮儀與公共研究中心主任。下文為金正昆教授就電話禮儀而作的演講。
中國在世界上是手機短信使用最多的國家之一，包括我和你一樣，我們經(jīng)常會使用短信，過年過節(jié)，走親訪友用短信替代一下，也省事了，但是我經(jīng)常遇到這樣的短信，我不知道你們遇到過沒有，就是沒署名。你不知道他是誰。因為我可能是朋友比較多他給你寫個金教授生日快樂，挺看得起我，我的生日他都記住了，但是他不知道是誰，這個有的時候你想想一方面我有可能會查出來你是誰，萬一我查不出來你這個短信不就白發(fā)了嗎?
這又不是談戀愛，高深叵測，那還行，那有點神秘感，咱不是那個關(guān)系，所以電話禮儀有必要來講一講。禮儀是什么呢?我曾經(jīng)給禮儀下過一個定義，我說禮儀就是行為規(guī)范。什么意思?禮儀其實就是標(biāo)準(zhǔn)化做法。是待人接物日常交往中的標(biāo)準(zhǔn)化做法，下面我從這個角度想跟同志們談?wù)勲娫挾Y儀。
第一，我主張公司也好、機關(guān)也好、企業(yè)也好，乃至個人也好，要有電話形象的意識，有的時候我們跟別人溝通，未必親自見面，沒準(zhǔn)就是打電話，我到你酒店去也好，我到你商場也好，我想買你的貨訂你東西也好，我往往就是打電話，一個電話打過去印象好，沒準(zhǔn)一單生意就簽下來了，一個電話打過去，如果印象不好就比較麻煩。那天有一個公司請我去講課，我就跟他們老總開玩笑，我說老兄我跟你說個實話，我有個小動作，一般人家機關(guān)也好，政府也好，企業(yè)也好請我講課，我一般要請我的助手先錄個音，錄個誰的音呢?錄你的營銷電話、值班電話，服務(wù)電話我錄音，因為這是形象啊，你是不是訓(xùn)練有素，你是不是不厭其煩，你是不是熱情友善，溢于言表啊，當(dāng)然我們也見到有同志不太注意這個問題，比如你接電話經(jīng)常有這樣的人，拿起電話把你熊一頓，那天我就跟一個單位打電話我說有件事，要報銷一個東西，他跟我說你著什么急，我說我想問一下什么時候能報，你放心，我不死都能報。他跟誰生氣我不知道，你干嘛給我氣生啊，他實際上會給我一個感覺，第一是這個人素質(zhì)不高，第二是這個單位沒規(guī)矩，員工個人形象代表組織形象，員工個人形象代表產(chǎn)品和服務(wù)的形象。
我這一輩子可能就給你打一個電話，你要給我印象不好，我就認為你這個公司不好，你這個企業(yè)不好，甚至你的產(chǎn)品和服務(wù)都是不好的，我不買你行嗎，我不消費你可以嗎，所以從這個意義上來講，你要有電話形象的意識。電話形象在我眼里是由以下三個要素構(gòu)成的。哪三個要素呢?第一，時間和空間的選擇，就是你電話什么時間打，在哪里打。第二，通話的態(tài)度，你的語言，你的表情，你的動作。第三，通話的內(nèi)容，就是你說什么。那么這三點，時間空間的選擇，通話的態(tài)度及其通話的內(nèi)容構(gòu)成一個人乃至一個公司和企業(yè)或者一個機關(guān)的電話形象。那么我下面想分幾個具體的問題來講一講。
首先我們站在打電話的發(fā)起者的角度，就是打電話，你把電話打給別人，我下面問大家一個問題，現(xiàn)場的觀眾和電視機前的觀眾，如果你現(xiàn)在決定給別人打個電話，比如你給金教授打個電話，或者你給你的同事你給你的客戶你給你爸爸媽媽打個電話，我想問你要準(zhǔn)備把電話打給別人時，你認為哪一個問題最重要。我剛才其實已經(jīng)講了，我說電話形象三要素，第一，時空選擇，如果你要想確保電話的質(zhì)量，就是你想把這個事說清楚，你想把這個事擺平搞定了，首先你要注意時間的選擇。譬如你跟私人通話，你首先要選擇效率高的時間，換句話來講人家不煩你的時間。比如在我們中國人來說，你和任何一個人打電話，包括我包括你家人在內(nèi)，休息時間別給人家打電話，除非萬不得已，晚上10點之后，早上7點之前，嚴格講沒有什么重大的急事別打電話，萬一有急事打電話，你第一句話要說的是抱歉，事關(guān)緊急，打攪你了，否則的話人家會煩的。
再者就餐的時間別打電話。說實話，像我們大家都挺忙的，我和你一樣，中午就那么一個小時吃個飯，你還給我打個長長的電話，你影響我食欲，破壞我消化系統(tǒng)，摧殘我生命。這個不要講，另外你要注意，節(jié)假日不是重大事端不要打電話。過去我們傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)社會，很多人有一個習(xí)慣是不太尊重個人隱私，我曾經(jīng)講過，拜訪客人也好，打電話也好，盡量不要占用對方的節(jié)假日，你給對方一個休息的時間，節(jié)假日是我的空間，我喜歡關(guān)掉電話，我喜歡跟家人在一起，或者我喜歡獨處。我難得有個七天大假，好家伙你天天給我打電話，找我聊天，一塊兒吃飯又串門你影響我私人空間，我們講了，尊重別人就是要尊重對方的選擇，這個理念一定要有，所以節(jié)假日沒有什么急事，免了，可以用其他的方式，發(fā)個短信或者諸如此類，別打電話。如果是外國人，尤其是美國、歐洲這樣距離較遠的國家你要注意，打電話你還要明白時差的問題。
你這兒是白天，沒準(zhǔn)人家剛睡，所以你要考慮第一時間的選擇。第二，打電話要注意一個空間。什么意思呢?一般來講，私人電話就是在家里打的，辦公室電話是在辦公室打的，別占小便宜，我不怕你笑話，我相信你也知道。